“La memoria intenta preservar el pasado solo para que le sea útil al presente y a los tiempos venideros. Procuremos que la memoria colectiva sirva para la liberación de los hombres y no para su sometimiento”.
 Jacques Le Goff

“Si la piedra, el papel y el pergamino son los guardianes de nuestro legendario pasado, el mensaje de los documentos audiovisuales y ahora de los documentos electrónicos y digitales se ha convertido en el testimonio de nuestro tiempo y de nuestro futuro. (…) En un mundo tan confuso como en el que vivimos debemos tener tiempo para conservar los documentos que definen nuestras raíces, nuestro pasado y nuestra existencia”.
México en la Memoria del Mundo, Unesco, 2011
 

El patrimonio documental forma parte de la identidad de la nación. Sin los libros, imágenes o documentos, ¿qué sería de la historia de un país? Las tradiciones, lenguaje, objetos artesanales, música, películas o vestuarios representan el legado viviente de los pueblos. Estos pueden pasar a la historia contenidos en plástico, papiro, metal, hoja de palmera, piedra, textil. También forman parte de la historia los documentos virtuales como los sitios de Internet y los datos electrónicos almacenados en discos duros u otro soporte digital.

El patrimonio documental que nace de un pueblo lo define y representa como único heredero de su nación. Debido a la vulnerabilidad de su soporte y al éxodo que ha sufrido, la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (Unesco) difundió en 1972 la importancia de la conservación de este patrimonio. En 1992 dicha institución creó el programa Memoria del Mundo, con el objetivo de rescatar, salvaguardar y difundir el patrimonio documental depositado en museos, archivos y bibliotecas del mundo. Además, estableció tres tipos de comités —el internacional, el regional y el nacional— con el propósito de destacar la importancia y valor patrimonial para la humanidad.

En la actualidad Cuba posee colecciones incluidas en los tres registros. En el Internacional se encuentran: El fondo documental José Martí y Pérez, inscrito en 2005 y custodiado por la Oficina de Asuntos Históricos del Consejo de Estado, que desde 2002 consta en el Regional; la colección Noticiero Icaic Latinoamericano, inscrita en 2009 y custodiada por el Instituto Cubano de Arte e Industria Cinematográficos (Icaic), que en 2011 se incluyó en el Regional, y la colección documental Vida y obra de Ernesto Che Guevara, que recoge desde los manuscritos originales de la adolescencia y la juventud hasta el diario de campaña en Bolivia, inscrita en 2013 y custodiada por el Centro de Estudios Che Guevara, la cual desde 2010 inscribimos en el Regional.

También en el Regional está la colección documental En canoa del Amazonas al Caribe, inscrita en 2009 y custodiada por la Fundación de la Naturaleza y el Hombre Antonio Núñez Jiménez. La colección Documentos jurídicos fundacionales de la República de Cuba (1903-1934), inscrita en 2014 y custodiada por el Centro de Gestión Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores. La colección de Carteles cubanos de cine, inscrita en 2017 y custodiada por la Cinemateca de Cuba. Igualmente, es importante destacar la Campaña de Alfabetización, inscrita en 2017 y custodiada por el Museo de la Alfabetización, institución subordinada metodológicamente al Consejo Nacional de Patrimonio Cultural.

Asimismo, el país posee desde 2006 un Programa para la Preservación de la Memoria Histórica, coordinado por el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (Citma). Este contempla acciones como la recuperación paulatina de las colecciones de mayor valor a través de la ejecución de inversiones, la identificación de fuentes de cooperación externa, el completamiento de acervos documentales, la microfilmación y la digitalización de documentos. También existe un respaldo normativo para las actividades a desarrollar en estas áreas.

Por la necesidad de actualizar las normas jurídicas de acuerdo con los cambios implementados en la sociedad cubana, donde han surgido nuevos gestores documentales asociados a formas no estatales de producción, se han definido un conjunto de disposiciones jurídicas; las mismas están publicadas en la Gaceta Oficial de la República de Cuba no. 55. En ella se aborda el Decreto- Ley no. 3 del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos, el Decreto no. 7 del reglamento referido a dicho sistema, así como dos resoluciones ministeriales que regulan aspectos referidos a la conservación y digitalización de las fuentes documentales.

El nuevo marco legal enfatiza la obligatoriedad que poseen las personas naturales de registrar en el Fondo Estatal de Archivos los documentos que poseen en su poder y que por su valor histórico o permanente son de utilidad pública e interés social. Además, destaca que los documentos y colecciones inscritas no implican la obligación de su entrega, modificación o pérdida de la titularidad. Del mismo modo, plantea que dicho proceder garantiza al ciudadano que en caso de sustracción del documento, se puedan realizar acciones legales para su recuperación, incluso cuando se encuentre fuera de Cuba.

También se prohíbe la extracción del país de los documentos que formen o deban formar parte del Fondo Estatal de Archivo sin la autorización del titular del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente. Destaca que donde se detecten violaciones, daño físico a la integridad o exportación ilegal del patrimonio documental se realizará la denuncia según lo establecido en el Código Penal. Las medidas de sanción incluyen el traslado o decomiso de dichos documentos.

Uno de los aspectos más novedosos de dichas disposiciones es la inclusión de la responsabilidad que deben asumir las formas no estatales de producción en la gestión documental. Las personas que ejerzan una actividad por cuenta propia deben conservar un grupo de documentos relacionados no solo con la licencia operativa, sino también con los contratos que establecen sus empresas estatales, cooperativas no agropecuarias o entidades presupuestadas y otros que definan su órgano de relación.

Una de las principales vías para garantizar la conservación y preservación del patrimonio documental es la digitalización, la cual posibilita el acceso al fondo documental sin necesidad de utilizar la pieza original. La digitalización es un proceso minucioso que necesita de escáner, cámaras digitales profesionales y grabadoras digitales de video y sonido. Asimismo, se requiere de computadoras y servidores que estén dotados de óptimas prestaciones para la actividad.

Las instituciones que están inmersas en el Programa Memoria Histórica se encuentran en un proceso de digitalización de todo su patrimonio documental. Los museos del país no disponen del equipamiento tecnológico necesario para realizar dicha labor. No obstante, es importante destacar el trabajo de los especialistas que atienden la actividad en las entidades. Los mismos ejecutan capturas de imagen (fotografiar la pieza) con medios que no poseen los formatos pertinentes y realizan salvas en dispositivos tecnológicos para la preservación.

Los crecientes esfuerzos vinculados con la informatización de la sociedad, el actual proceso de diseño de una Ley de Archivos y las iniciativas institucionales existentes para conservar la memoria documental del país constituyen, junto a los elementos aportados anteriormente, fortalezas para avanzar en la preservación del patrimonio documental de la nación y el desarrollo de estrategias para elevar el acceso universal a esos acervos.