La recepción de la pandemia generada en pleno siglo XXI es muy diferente en cada uno de los sujetos que hemos tenido la oportunidad de vivirla. Uso el término “oportunidad” porque, tal como han dicho las voces autorizadas, estos fenómenos, únicos e irrepetibles, se dan uno por siglo. Un día, al pasar de los años, seguramente se verá a muchos contar con entusiasmo “yo sobreviví a la pandemia de la COVID-19, fue duro, pero lo hice”. Otros agradecerán a la vida el privilegio de detenerse y pensar, atrasar sueños y metas, adecuar formas de trabajo, trazar tecnologías propias en un ambiente más familiar, reorientarse ideologías y formas de vivir y, algunos, tener que soportar una larga espera para abrazar un ser querido o besar a una madre. Por ello uso ese vocablo, aunque para algunos parezca, a la luz de hoy, demasiado optimista.   

Lo cierto es que para todos ha resultado una situación que nos ha hecho reevaluar nuestras vidas desde un trasfondo social muy complicado y donde todo pareciera que conspirase contra nosotros. Pero no es de la vida personal que se reflexiona hoy, es del ámbito profesional: de los archivos, esas entidades enrevesadas de matices sociales donde no pocos depositan sus sueños e intereses.

¿Qué es un Archivo?

Pensar, en el plano profesional, en los archivos y la realidad que viven estas entidades y como sobrevivirán luego de la pandemia, inspira este ensayo. La función social de los archivos ha variado con el paso del tiempo, a pesar que en todas las épocas históricas han sido considerados instrumentos de poder por el valor de la información contenida en los documentos que custodian. Un ejemplo ilustrativo de ello es que en el feudalismo era un privilegio de los decisores, de los altos funcionarios del clero y de los más poderosos señores feudales acceder a los archivos que, con rejas y cerrojos, protegían sus registros de los ciudadanos. Aunque algunos consideren otras razones para que la iglesia, entidad donde en su mayoría existían, adoptara estas medidas, indudablemente había un trasfondo económico en tales restricciones.

Hace unas décadas era común que la sociedad viera a sus archivos con un enfoque cultural. Es indudable el valor de sus documentos como fuente primaria para la investigación científica de procesos y hechos históricos, sobre todo los históricos patrimoniales. Esta es la razón por la que los historiadores de cualquier especialidad son los mayores defensores y aliados de los archivos o sus mayores críticos, cuando de políticas de acceso se trata.

Además de los valores identitarios y culturales que emanan de ellos, su conformación como un producto comunicacional y la insólita composición de los mismos, son un vivo reflejo de las épocas de un país. Desde la teoría, en la actualidad se ve al archivo con una visión y concepto más amplio y racional. El carácter probatorio de sus documentos, su bien más importante, demuestra su papel asegurador en la gestión de cualquier entidad administrativa; imprescindible para lograr el control sobre los activos y demás recursos de una organización, para asegurar procesos y probar transacciones, por solo citar algunos ejemplos.

Esto se une al carácter impositivo que tienen estas entidades como preservadoras de derechos, tanto de personas naturales como jurídicas. Un ciudadano común entiende el valor de estas entidades cuando requiere de uno de sus servicios en un trámite legal, y se percata de que la preservación documental fue vital para su solución o no; pues probar la existencia de un ser humano, la propiedad sobre sus bienes materiales, la muerte y sus posteriores efectos, requiere de los servicios de estas instituciones de la memoria.

Los entes jurídicos, en cualquiera de sus variantes, aunque más familiarizados con estas entidades, ven en ellas un resguardo y la prueba evidente del buen hacer o no, ajustado a la legislación de su territorio de residencia. Probar su existencia o personalidad y sus vínculos en el tráfico social y mercantil, así como la tenencia de bienes y su extinción, pasa por una generación documental.

En ese sentido, también la teoría reconoce su papel en la rendición de cuentas y, por ende, su aporte a la trasparencia administrativa, pues la única evidencia real y objetiva que queda del actuar vinculado a funcionarios son los registros generados o recibidos durante su gestión. Cualquier acto delictivo, de corrupción o de buen gobierno tendrá un reflejo documental y, por consecuente, el ulterior destino serán estas organizaciones. Por tal razón, el movimiento generado a nivel mundial, cuya función de proteger la información como un recurso vital para el ser humano, tiene en su mira a los archivos como los mayores repositorios informacionales de cualquier país.

Esta claro que esta información contenida en los registros documentales tiene el objetivo supremo de compartirse, difundirse o que los ciudadanos puedan acceder a ella, como prefiera el lector. Es evidente, que los archivos para cumplir esta función social deben estar abiertos al público. Debe entenderse este concepto no como las puertas abiertas sino como el empleo de todas las posibilidades legislativas, normativas y tecnológicas para garantizar el ejercicio del derecho que tienen los ciudadanos de acceder a los documentos que esta entidad conserva. 

Están claras las metas que en el mundo contemporáneo tiene un archivo. Luego de la llamada época poscustodial los objetivos de los archivos han estado claramente definidos a nivel mundial. Los archivos existen para brindar servicios, independientemente de sobre cuál hablemos y de los usuarios que él atienda, siempre es esta su meta. Insisto en ello. 

¿Qué han perdido los archivos durante la pandemia?

Durante la pandemia generada a partir de la COVID-19 estas instituciones han perdido muchas cosas, pero lo más importante son sus usuarios presenciales. Son evidentes las posibilidades de contagio en la relación estable que se crea entre visitante y trabajador, lo que impide la presencia física de uno de los sujetos, incluso por la posible permanencia, prolongada en el tiempo, del virus sobre el soporte documental. Muchas formas tecnológicas se buscan en Latinoamérica para mantener vivas las entidades, pero lo cierto es que, si no existen los usuarios, no tienen razón de ser.

Muchos hacedores de ciencia, confinados en sus casas, revisan y aprovechan su tiempo en releer y escribir. El saldo científico será grande, se enfatiza, al final de la pandemia. Muchos proyectos se retomaron y saldrán, cual destello de luz, en la infinidad de formas de comunicación de ciencias, muy acordes a los tiempos que vive la humanidad. En ello mucho tendrán que ver los archivos. Los investigadores, no solo de las Ciencias Históricas, releerán un documento digitalizado, estudiarán sus notas de un examen documental, reflexionarán sobre el pasado para no volver a tropezar con la misma piedra. Pero, por desgracia, llegará el momento que no tendrán cómo alimentar el hambre voraz de conocimiento, que solo los que se asumen como investigadores, conocen.

Los archivos entonces, tienen una histórica misión: reevaluar las formas de cumplimento de las misiones a ellos encomendadas por la ley. Se podría pensar que esto será un pasaje temporal de la Historia y que, por ello, no es esta encomienda tan importante; pero la vida demuestra, una vez más, que la perfección no es de humanos, pero si se pueden lograr objetivos en el acercamiento a la verdad y la aplicación de la ciencia, se va ganando la contienda. Aplicar la reingeniería funcional donde se priorice los más importante (los usuarios como mayores servidos de los archivos) es, sin lugar a dudas, la solución.

¿Qué hacer durante y después de la pandemia?

Pensar en cómo mitigar esta situación de pérdida lamentable que tienen los archivos, es insoslayablemente recurrente. Ver a los usuarios y sus investigaciones como una meta, y no como un mero trabajo, es la idea. Entonces, a contraluz, hay soluciones a corto, mediano y largo plazo.

Una solución sería construir, desde ya, una tecnología procesal que permita saber los intereses investigativos de las mujeres y hombres de ciencia para poder brindar un servicio de documentación digital a la carta: llevar el archivo hasta su casa para que se pueda lograr un desarrollo profesional adecuado. Los estudios de usuarios podrían convertirse en un gran aliado, se recuerda: que siempre prime el acto de facilitar el derecho constitucional que tienen los ciudadanos de acceder a la información y que, de alguna manera, se cambie el rol de archivero tradicional por el de facilitador de derechos y servidor público. Esta tecnología debe tener como salida final servir las copias electrónicas de los documentos a los usuarios que, desde sus casas, aprovechando la oportunidad del teletrabajo y el trabajo a distancia, construirán desde el conocimiento adquirido el nuevo saber.  

No es un sueño. Es analizar las Tecnologías de la Información y ponerlas en función de lo que importa. Muchos documentos se han digitalizado ya, no se trata de digitalizar por digitalizar; mucho menos con el sistema del ámbito jurídico logrado en este sentido. No es cuestión de que solo países con más desarrollo económico-social puedan hacerlo, hay sobrados ejemplos de cómo, con menos caudales, pero con voluntad política y buena gestión de los pocos recursos, se pueden lograr cosas, Cuba es un ejemplo de ello. Valorar la realidad y ponerla al servicio de los demás es la esencia, como se ha dicho recientemente: “pensar como país”.

Los documentos originales no se pueden extraer de los archivos, en el caso Cuba, desde 1693.[1] Esta tradición legislativa se mantiene hasta los días de hoy. Pero ahí está la ventaja de digitalizar y el porqué se asume esta tecnología, aparentemente costosa, para hacerla realidad y no cumplimiento de metas.

Evaluar los costos funcionales de este servicio es el otro gran reto. Nunca olvidar que los investigadores son los afectados si se acrecientan los precios. De más esta suponer que los costos de los procesos de digitalización se recuperarán a mediano y largo plazo. En un futuro, casi inmediato, lo recaudado por estos conceptos se reinvertirá y se logrará seguir automatizando y digitalizando documentos, ahora con una visión más dirigida hacia el usuario y sus contribuciones.

Esto supondría, como todos los cambios en los procederes, primero un cambio en las mentalidades de los archiveros-servidores públicos, a los que el autor agradece la perseverancia y la resistencia al conservar algo tan sublime como la memoria histórica. Evidentemente este paso, en el trazo estructural de la tecnología, es sumamente importante. Despojarse de prejuicios tecnológicos, poner el oído en tierra y escuchar a la “cibergeneración” son las fórmulas más que estudiadas que podrían funcionar.

Estas ideas solo son una variante objetiva de solución, a criterio del autor; pero si se piensa en cómo acercar a los investigadores a los archivos, en cómo hacer cada día más fácil el acceso a los documentos y garantizar que los ciudadanos disfruten el derecho a ser informados y reutilizar este bien, entonces todas las soluciones serán válidas. Tener una memoria histórica viva, rica y armonizada con las tecnologías, durante y después de la COVID-19, es el objetivo.

P.D. Algunos creerán algo idílica y descabellada esta idea, solo se recuerda que aún en la oscuridad de la noche, se puede prender una luz.